• JAK WYSTAWIĆ FAKTURĘ W RZĄDOWYM NARZĘDZIU DLA KSEF? TO NIESTETY NIE JEST MOŻLIWE.

    TESTUJEMY KRAJOWY SYSTEM E FAKTUR

    Początek stycznia 2022 przyniósł w naszym kraju wiele zmian – nie tylko tych, które związane są z Polskim Ładem. Jedną z nowości jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, który został zatwierdzony w 2021 roku przez Radę Ministrów. Dzięki niemu polscy przedsiębiorcy mogą m.in. szybciej otrzymać zwrot podatku VAT, ale nie tylko.

    W dzisiejszym artykule przedstawiamy, jak krok po kroku wystawić fakturę w rządowym narzędziu KSeF. Porozmawiamy również o tym, co wprowadzone zmiany oznaczają dla przedsiębiorców, a także o tym, czy korzystanie z KSeF jest dobrowolne, czy też obowiązkowe. O tych oraz innych aspektach w dalszej części wpisu – zobacz, co powinieneś wiedzieć!

e-Faktura 2023 – co to jest?

Faktura elektroniczna – pojęcie dobrze znane każdemu przedsiębiorcy i nie tylko. W końcu od kilkunastu lat dokumenty te przybierają formę cyfrową i na nikim dziś nie robią większego wrażenia. Ale czy system e-Faktura jest tym samym? Okazuje się, że niekoniecznie. Do czego konkretnie odnosi się to pojęcie?

Powołując się na resort finansów, możemy powiedzieć, że e-Faktura online jest ujednoliconym systemem faktur, mającym na celu usprawnić i przyspieszyć obieg dokumentacji firmowej.Można powiedzieć, że jest kolejnym etapem e-usług w naszym kraju, które mają ułatwić rozliczanie się pomiędzy firmami, a także zapewnić bezpieczeństwo fakturowaniu przez Internet.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – platforma faktur elektronicznych, z którą należy się zapoznać

Aby lepiej zrozumieć, o czym mowa, należy poznać bliżej KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, za pomocą którego każdy przedsiębiorca w Polsce może wystawiać i przesyłać faktury ustrukturyzowane, ale nie tylko. Oprócz tego platforma służy do:

  • przechowywania faktur (maksymalnie przez 10 lat),
  • oznaczania dokumentów za pomocą numeru ID, który przydzielany będzie przez system,
  • kontroli danych z faktur,
  • informowania przedsiębiorców o stanie faktur (prawidłowe wystawienie, odrzucenie dokumentu przez system, brak możliwości wystawienia druku).

W paru słowach można stwierdzić, że Krajowy System eFaktur jest ogólnopolskim portalem służącym do sprawnego obracania fakturami z kontrahentami, co – przynajmniej w teorii – ma przyspieszyć cały proces fakturowania i przechowywania dokumentacji firmowych.

e-Faktury 2022/2023 – z KSeF można już korzystać

Projekt wystawiania faktur elektronicznych miał miejsce pod koniec sierpnia 2021 roku, z kolei z testowej wersji systemu można było korzystać w październiku ubiegłego roku. Za datę „wejścia w życie” Krajowego Systemu e-Faktur uznaje się jednak 1 stycznia 2022 roku – to właśnie od tego dnia przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez Internet – za pomocą wspomnianego KSeF.

Na ten moment (2022 rok) fakturowanie elektroniczne przez platformę jest dobrowolne. Co więcej, Ministerstwo Finansów zachęca do tego, aby już dziś zacząć korzystać z portalu, co ma na celu zapoznanie się z interfejsem i przyswojeniem nowego procesu wystawiania dokumentów firmowych. Jaki jest w tym cel?

Jak wystawić e-fakturę w KSeF? Instrukcja krok po kroku

Jak wygląda proces wystawiania faktury w Krajowym Systemie e-Faktur? Jak sugeruje tytuł dzisiejszego artykułu – wcale nie jest to takie proste i oczywiste, jak mogłoby się wydawać. Jak się do tego zabrać?

Krok 1: logowanie

Po pierwsze – musimy zalogować się do platformy. Dostępna jest ona na stronie podatki.gov.pl. Do logowania na profil firmy niezbędne jest podanie numeru NIP.

Krok 2: autoryzacja

Po podaniu numeru NIP przechodzimy do autoryzacji.

Istnieje możliwość logowania poprzez ePUAP lub podpis kwalifikowany. Nie ukrywamy, że każdorazowa autoryzacja w taki sposób to potencjalne utrudnienie dla przedsiębiorcy. Załóżmy, że przedsiębiorca musi logować się w ten sposób 10 razy dziennie – można stracić cierpliwość.

Krok 3: wejście w okno aplikacji

Po udanej autoryzacji przechodzimy do aplikacji KSeF, gdzie możemy rozpocząć wystawianie faktur. Aplikacja jest dostępna tylko na wersję desktop – wersja mobilna na ten moment nie jest dostosowana do przeglądarki.

Na wstępie aplikacja podpowiada, że wystawienie faktury to cztery kroki, co wydaje się być złożonym procesem. Wybieramy opcję Wprowadź fakturę i przystępujemy do wystawienia dokumentu.

Krok 4: wybór rodzaju faktury

Przyszedł czas na wystawienie dokumentu. Na samym początku musimy wybrać rodzaj faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Do wyboru jest faktura:

  • podstawowa,
  • zaliczkowa,
  • rozliczeniowa,
  • korygująca.

Oprócz tego możemy zauważyć również dodatkowe opcje, które nie są konieczne do zaznaczenia. Możemy zaznaczyć tutaj opcje takie jak metoda kasowa, odwrotne obciążenie czy procedurę marży. W czasie pisania tej instrukcji (czerwiec 2022) opcja samofakturowania nie jest dostępna w KseF.

Krok 5: szczegóły faktury

Po wybraniu interesujących nas opcji możemy przejść dalej. W tym miejscu warto zauważyć, że dużym minusem aplikacji jest fakt, że numer faktury nie jest automatycznie nadawany i użytkownik musi wpisać numer. Niestety nie każdy przedsiębiorca ma wiedzę jak uzupełnić to pole, co może być barierą w kwestii korzystania z KSeF.

W szczegółach dokumentu widzimy standardowe dane jak datę i miejsce wystawienia faktury, czy wyrażenie kwot w netto/brutto. KseF umożliwia również wystawienie faktury w innej walucie niż PLN.

Krok 6: wybór rodzaju towaru

Następnie przechodzimy do kolejnego kroku, czyli podania rodzaju towaru czy usługi, ceny, miary i podatku. Widok wydaje się być przejrzysty i „user friendly”. Istnieje wiele dodatkowych opcji, które możemy zaznaczyć podczas zatwierdzania faktury. Niestety, aby dowiedzieć się, co kryje się pod daną opcję, na pytanie, „czy chcesz dodać sekcję” musimy zaznaczyć: TAK. Rozwijanie tych opcji zajęło nam około 2 minuty.

Dużą zaletą KseF jest opcja oznaczenia faktury częściowo zapłaconej.

Dużą zaletą KseF jest opcja oznaczenia faktury częściowo zapłaconej.

Krok 7: stopka faktury i pozostałe informacje o dokumencie

Aby dodać stopkę na fakturze, musimy się naprawdę sporo naklikać. Ta opcja schowana jest za podwójnym MENU. Zdecydowanie KseF w opcji stopki i informacji dodatkowych utrudnia życie przedsiębiorcy. Jednym z największych minusów aplikacji jest bardzo długi formularz, który zajmuje sporo miejsca na ekranie.

Krok 8: widok kontrahenta

Przy próbie przejścia do kolejnego kroku formularza zostajemy przekierowani do początku widoku, a nie do miejsca, gdzie występuje potencjalny błąd w fakturze czy w wypełnieniu. Aplikacja powinna walidować wpisane dane już na etapie ich wpisywania, a nie dopiero przy zatwierdzaniu. Gdy uda nam się przejść do drugiego kroku to widzimy widok kontrahenta.

Niestety po wpisaniu NIP nabywcy otrzymujemy informację:

…co niewiele nam mówi o błędzie. Chcąc przejść do ustawień profilu, niestety nie mamy opcji zapisania faktury. Musimy pobrać plik XML, który potem prawdopodobnie możemy wgrać na nowo.

(Nie)wystawianie faktury w KSeF, czyli wyniku testu w czerwcu 2022 roku

Cały test zajął nam około 16 minut i zakończył się fiaskiem. Test był wykonany przez osobę dobrze zaznajomioną w temacie technologii i aplikacji do faktur. Zaznaczamy, że polegliśmy dopiero na drugim kroku (choć naszą instrukcję rozbiliśmy na 9 etapów). Nie wiemy, jak wygląda 3 i 4 krok.

Postanowiliśmy skorzystać z opcji testowej Krajowego Systemu e Faktur. Tutaj niestety również porażka – przy próbie autoryzacji otrzymujemy alert i nieznany błąd.

Tym samym, mimo szczerych chęci niestety musimy dać jedynkę z minusem wykonawcom platformy KSeF. Do obowiązkowej e-faktury zostało jeszcze pół roku, jednak już teraz przedsiębiorca powinien mieć możliwość przyzwyczajenia się do nowego interfejsu i sposobu fakturowania. Na chwilę obecną nie jest to możliwe. Obawiamy się, że w styczniu 2023, gdy w życie wejdzie obowiązkowa e-faktura, największym problemem przedsiębiorców w Polsce nie będzie prowadzenie biznesu, a wystawienie faktury w KseF.

Fakturowanie elektroniczne – od 2023 to obowiązek

Faktura elektroniczna czy papierowa? Od początku 2023 roku takie pytania nie będą miały znaczenia. Dlaczego?

Choć na ten moment z KSeF można skorzystać, ale nie trzeba, tak warto wiedzieć, że już za parę miesięcy (od 1 stycznia 2023 roku), dokumenty będą występować jedynie w wersji elektronicznej, co oznacza jedno: koniec z papierowymi fakturami.

Elektroniczne fakturowanie przez system KSeF i nie tylko

W tym miejscu warto zaznaczyć bardzo ważną rzecz: to, że elektroniczne fakturowanie od 2023 będzie obligatoryjne, nie znaczy, że przedsiębiorcy będą musieli korzystać z Krajowego System e-Faktur. Dlaczego? Podatnicy będą mogli skorzystać z dedykowanych programów lub aplikacji.

Oznacza to tyle, że istotna jest sama forma dokumentu (elektroniczna), a nie narzędzie, za pomocą którego zostanie wystawiona faktura.

Platforma e-Faktura – jak to działa w teorii?

Wiesz już, na czym polega e-Faktura – w tym miejscu możemy w kilku słowach opisać, jak wygląda sam proces fakturowania przez Krajowy System e-Faktur.

Warto wiedzieć, że dokumenty są przygotowywane zgodnie ze wzorem faktury sporządzonej przez Ministerstwo Finansów, stąd też samo wystawianie druku nie jest niczym skomplikowanym. Cały proces zamyka się w paru kliknięciach – wprowadzenia odpowiednich danych (firmy, kontrahenta, etc.) i zapisania e-faktury w centralnej bazie MF. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoba, której został wystawiony dokument, może wejść na serwer KSeF i pobrać fakturę w dowolnym momencie.

Tak to przynajmniej prezentuje się w teorii – jak jednak pokazuje opisana przez nas instrukcja – rzeczywistość jest całkiem inna.

e-Faktury od 2023 roku – jakie płyną z tego korzyści dla przedsiębiorców?

Wystawianie faktur od 2023 roku i tym samym – korzystanie z KSeF – ma nieść szereg korzyści dla przedsiębiorców. Jedną z nich jest wspomniany we wstępie artykułu czas oczekiwania na zwrot podatku z VAT. Obecnie wynosi on 60 dni – dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur nadpłata ma trafiać na konto podatnika maksymalnie do 40 dni – krócej o ⅓ czasu.

To jednak tylko zalążek korzyści. Co jeszcze zapewnia e-Faktura 2023?

  • Usprawniony obieg dokumentów – wprowadzenie jednego formatu faktur w formie cyfrowej oznacza automatyzację całego procesu obiegu pomiędzy podatnikami, a także łatwiejsze księgowanie faktur w biurach księgowych.
  • Szybszą wymianę danych – e-faktury od 2023 roku przechodzące przez KSeF, będą udostępnione odbiorcom niemalże w czasie rzeczywistym, przez co zyskają oni natychmiastowy dostęp do dokumentów.
  • Mniejsze koszty – przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur od 2023 roku nie będą zmuszeni do przechowywania dokumentów na zewnętrznych serwerach systemów IT, za które do tej pory musieli uiszczać opłaty.
  • Zero duplikatów – korzystając z KSeF, przedsiębiorcy nie muszą obawiać się o zagubienie bądź zniszczenie faktury, stąd też nie trzeba będzie myśleć o generowaniu duplikatów.
  • Oszczędność czasu – jeden format elektronicznej faktury = brak konieczności ręcznego wprowadzania informacji oraz zredukowanie pomyłek we wpisywaniu danych.
  • Potwierdzenie dostarczenia faktury – podatnicy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur mają wgląd do ścieżki obiegu faktury, przez co zyskują pewność, że wystawiony dokument dotarł do kontrahenta.
  • Większe bezpieczeństwo – dane są szyfrowane. Co więcej, z racji tego, że każda wymiana faktur w KSeF jest zapisywana, nabywca nie będzie mógł stwierdzić, że nie otrzymał faktury, co zapobiegnie ewentualnym oszustwom (brak płatności za fakturę). Warto również zwrócić uwagę na sposób logowania do KSeF, który odbywa się po uwierzytelnieniu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co zapewnia maksymalnie bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
  • Brak konieczności wysyłania JPK_FA – wystawianie faktur ustrukturyzowanych od 2023 roku zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur na żądanie organów podatkowych. Dane te są przechowywane na serwerze KSeF i automatycznie dostępne dla administracji.

e-Faktury online 2023 – szybszy zwrot VAT pod pewnymi warunkami

W tym miejscu należy pochylić się nad tematem krótszego wypłacania podatku VAT. Warto bowiem wiedzieć, że aby liczyć na szybszą nadpłatę, należy spełnić określone warunki. O czym mowa?

  • Przedsiębiorcy muszą być zarejestrowani jako czynni płatnicy VAT przez co najmniej 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o nadpłatę.
  • O zwrot podatku VAT ubiegać mogą się tylko ci przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury ustrukturyzowane przez Krajowy System e-Faktur.
  • Kwota podatku – naliczonego bądź nierozliczonego w poprzednim okresie nie może przekraczać 3 000 zł.
  • Przez co najmniej 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku podatnik musi posiadać konto bankowego bądź imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Elektroniczne fakturowanie 2023 – jaki jest tego cel?

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane od 2023 – przynajmniej w założeniu – mają ułatwić właścicielom firm zarządzanie dokumentacją firmową, a także przyspieszyć obieg tychże dokumentów.

W tym miejscu warto dodać, że wprowadzenie ujednoliconego systemu wystawiania i przechowywania e-faktur od 2023 roku ma być również dużym ułatwieniem dla urzędników, którzy w każdej chwili będą mieli dostęp do dokumentów sprzedażowych/kosztowych wybranych podatników, co przełoży się na łatwiejsze i szybsze przeprowadzenie kontroli podatkowej. Krajowy System e-Faktur powstał m.in. dlatego, by zwiększyć dochody skarbu państwa poprzez walkę z tzw. karuzelami VAT.

Jak wygląda e-Faktura?

Z racji tego, że testy KSeF ruszyły już pod koniec 2021 roku, Ministerstwo Finansów od tego czasu udostępniło kilkanaście załączników z przykładowymi e-Fakturami. Dokumenty te przybierają formę plików XML z zawartymi zmiennymi.

Na powyższym screenie znajdują się dane identyfikacyjne wystawiającego fakturę – NIP wraz z pełną nazwą przedsiębiorstwa. Oprócz nich w dokumencie znajdują się również dane adresowe, adres e-mail oraz numer telefonu.

Analogicznie jak w przypadku podmiotu 1 – na e-Fakturze znajdują się również dane kontrahenta. Co ważne jednak: w tym wypadku mamy do czynienia ze sprzedażą detaliczną towaru (B2C – klient indywidualny). Innymi słowy: klientem na fakturze jest osoba fizyczna, stąd też w dokumencie nie ma podanego numeru NIP, co możemy zauważyć w wierszu .

W dalszej części dokumentu znaleźć można informacje dotyczące stricte transakcji – m.in. datę zapłaty, miejsce wystawienia faktury, numer faktury czy datę jej wystawienia.

Faktury ustrukturyzowane 2023 – najczęstsze pytania

Na sam koniec odpowiedzmy na kilka najczęściej pojawiających się pytań dotyczących nowego krajowego systemu faktur elektronicznych i całego procesu e-fakturowania.

Papierowe faktury mają zniknąć wraz z końcem 2022 roku. Fakturowanie od 2023 roku będzie odbywało się całkowicie drogą elektroniczną.

Jak wyżej – faktury elektroniczne będą obowiązkowe od początku 2023 roku.

Krajowy System e-Faktur jest platformą, z której dobrowolnie można korzystać. Nie jest on koniecznością – obowiązkowe jest jednak wystawianie e-faktur od 2023 roku. Przepisy jednak mogą ulec zmianie, o czym na bieżąco będziemy informować.

Akceptacja faktur w KSeF jest niezależna od błędów. Innymi słowy: system nie weryfikuje błędów rachunkowych, stąd też możliwe, że taki dokument zostanie zaakceptowany i zapisany na platformie. W takim wypadku konieczne będzie sporządzenie korekty faktury.

W momencie, w którym e-faktura zostanie odrzucona, nie jest uznawana za wystawioną, stąd też niemożliwe jest jej anulowanie bądź sporządzenie korekty. W takim wypadku podatnik musi podjąć decyzję o tym, czy chce ją poprawić i ponownie przesłać do KSeF.

System może odrzucić przesłaną fakturę z powodu niezgodności struktury pliku z przyjętym wzorem logicznym bądź też z powodu przesłania dokumentu do systemu przez osobę nieupoważnioną.

Tak – taka możliwość jest przewidziana. Masowe pobieranie możliwe będzie w formacie pliku XML.

Konto w Krajowym Systemie e-Faktur mogą mieć zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty niebędące osobami fizycznymi.

Jak wyżej – faktury elektroniczne będą obowiązkowe od początku 2023 roku.

Tak – KSeF umożliwia wystawienie faktury zarówno dla podatników (B2B), jak i osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej (B2C).

Nie – taka opcja nie jest przewidziana z uwagi na osoby, które co miesiąc otrzymują bardzo dużą ilość faktur, co mogłoby być dla nich utrudnieniem.

Nie.